大切な家族が亡くなり葬儀の日程が決まったら速やかに関係者へ知らせる必要がありますがこの時に作成するのが葬儀案内状であり正確な情報を迅速に伝えるための重要なツールとなります。まず案内状に記載すべき必須項目は故人の氏名と死亡日時そして通夜と葬儀告別式の日時と場所であり喪主の氏名と連絡先も忘れずに記載しなければなりません。特に場所については式場名だけでなく住所や電話番号さらに最寄り駅や地図情報などを詳しく載せることで参列者が迷わずに会場に到着できるよう配慮することが求められます。また最近では宗旨宗派を気にする参列者もいるため仏式や神式といった葬儀の形式を記載することもありますし香典や供花を辞退する場合にはその旨を明確に記しておくことがトラブルを防ぐためのポイントとなります。案内状を送るタイミングは葬儀の日程が決まり次第すぐに行うべきであり一般的にはファックスやメールで速報として知らせた後に正式な書面を送るかあるいは時間の猶予がない場合には電話やメールのみで済ませることも増えていますが相手との関係性や社会的地位を考慮して失礼のない手段を選ぶ判断力が問われます。文章を作成する際のマナーとして古くからの慣習で句読点を使わないというルールがありこれは「葬儀が滞りなく流れるように」という意味や「縁を切らない」という願いが込められているため「、」や「。」の代わりに一字空けを用いて文章を構成するのが正式な作法とされています。印刷会社や葬儀社に依頼すればテンプレートを用意してくれますが故人の人柄や遺族の想いを少しでも反映させたい場合は定型文の一部を変更したり追記したりすることも可能ですので担当者とよく相談して納得のいく案内状を作成することが大切です。慌ただしい状況下での準備となりますが誤字脱字特に日時や場所の間違いは参列者に多大な迷惑をかけることになるため複数の家族でダブルチェックを行うなど慎重に確認作業を進めることが重要です。