一度決定して案内状を送付した葬儀の日程が何らかの事情により変更になることは極めて稀ですが万が一そのような事態が発生した場合には迅速かつ誠実な対応が求められ遺族や葬儀社は混乱を最小限に抑えるために奔走することになります。日程変更の理由としては火葬場の予約が取れなかった場合や遠方の親族の到着が遅れる場合あるいは感染症の流行や災害などの不可抗力による場合などが考えられますがどのような理由であれ既に案内を受け取った参列者にとっては予定を調整して準備をしている中での変更となるため多大な迷惑をかけることになります。対応策としてはまず電話やメールなどの最も速い手段で訂正の連絡を入れることが最優先であり「訂正とお詫び」を明確に伝えた上で新しい日程と場所を確実に周知する必要があります。その上で時間の許す限り改めて訂正版の案内状を送付するのが丁寧な対応ですが時間がない場合は当日会場の入り口や受付に日程変更の掲示を出しスタッフを配置して案内誘導を行うなどの現場での対応も重要になります。再送する案内状の文面には「先に申し上げました葬儀日程に変更が生じましたこと 深くお詫び申し上げます」といった謝罪の言葉を冒頭に置き変更後の情報を強調して記載することで間違いを防ぐ工夫が必要です。また訂正の連絡が行き届かない可能性も考慮して当初予定していた日時にも会場にスタッフを待機させ間違って来場された方への説明と対応を行う配慮も欠かせません。こうしたトラブルは遺族にとって精神的な負担をさらに大きくするものですが焦らず冷静に対応し参列者への誠意を尽くすことで理解を得ることができるはずです。葬儀社との連携を密にし役割分担を明確にしておくことが危機の際の対応力を高める鍵となります。